Zorginstellingen twijfelen zo nu en dan aan de ontwikkeling naar zelforganisatie. Waarom deden we het ook alweer? En, brengt het wel wat het zou moeten brengen? Soms zijn de zelforganiserende teams in een staat van reddeloosheid en leidt het tot weinig goeds voor teams en organisaties. Logisch dat de paniek en de onzekerheid zo nu en dan toeslaat.

Waarom deden we het ook alweer?

In een van onze eerdere Expedities onderzochten we welke redenen organisaties hebben om met zelforganiserende teams te werken (onderzoeksrapport op te vragen via info@mariekewerkt.nl).  De redenen lopen uiteen. Soms denken organisaties met de invoering van zelforganiserende teams te kunnen bezuinigen. Andere organisaties zijn er strikt op uit om cliënt tevredenheid te verhogen en werkelijk beter aan te kunnen sluiten bij cliënten en hun wens tot een kwalitatief goed leven.

De sociotechniek

Een belangrijke reden, gefundeerd vanuit de bedrijfskundige wetenschap, is dat deze kleinere zelfstandige eenheden met een groot regelend vermogen beter aan kunnen sluiten bij verschillen tussen cliënten. De sociotechniek van onder andere de Sitter legde in de jaren tachtig een belangrijk fundament onder deze relatief nieuwe manier van organiseren, in zelfsturende teams. De Sitter beschrijft dat door zelfsturing teams beter kunnen voldoen aan de vereiste variatie vanuit de omgeving. Omdat elke cliënt zijn/ haar situatie zo uniek is en verschillend ten opzichte van andere cliënten. In de sociotechniek wordt dit wel het principe van requisite variety genoemd.

Verschillen tussen cliënten

Het is toch denkbaar dat een en hetzelfde team te maken heeft met de volgende cliënten?

Cliënt 1: Mevrouw heeft tien jaar geleden een beroerte gehad. Ze woont alleen in haar inmiddels aangepaste woning. Ze kan niet lopen en is volledig afhankelijk van anderen als het gaat om algemene dagelijkse levensverrichtingen, zoals aan- en uitkleden en wassen. Twee keer per week wordt ze vroeg opgehaald om naar een vorm van dagbesteding te gaan. De thuiszorg moet er vroeg zijn op die dagen.

Cliënt 2: Mevrouw heeft een ongeluk gehad waardoor haar schaambeen gebroken is. Gelukkig woont zij samen met haar man. Ze geniet ervan om in de ochtend ontbijt op bed te krijgen van hem en op haar gemak in bed een boek te lezen.

Client 3: Meneer is altijd boer geweest en stond vroeger voor dag en dauw op. Hij was vroeg op het land. Hij vindt het vreselijk als hij tot 10 uur in zijn pyjama moet zitten tot ze van de thuiszorg komen.

Zelforganiserend-zelfregelend

De gedachte vanuit de sociotechniek is dat het kunnen voldoen aan de verschillen tussen deze cliënten (variatie) het team voldoende ruimte nodig heeft. Dat het fijn is dat het team zelf kan plannen en routes kan bepalen staat dan ook buiten kijf. Ruimte om te regelen, ruimte om met verschil om te gaan. Het principe van de Sitter, is dat de variatie in de omgeving nooit groter mag zijn dan de variatie die het team aan kan. M.a.w. de ruimte die het team heeft moet minimaal zo groot zijn om te kunnen voldoen aan de variatie (verschil) in vereisten vanuit de omgeving. Daarom ook de term “zelforganiserend”-zelfregelend.

Fastfood anders georganiseerd

En ja… dit zou een reden zijn waarom het voor Fastfood restaurants weinig zin heeft om met zelfsturende teams te werken. Zij hebben een standaard menu en richten zich op één soort klanten, namelijk die van fast food houden. Hierbij hoeven zij weinig rekening te houden met verschillen tussen klanten. Ze willen allemaal immers hetzelfde: iets van het menu. Er zijn maar een paar verschillen. Sommigen gaan via de drive through, anderen komen aan de balie en nog anderen bestellen in eerste instantie via een terminal. Wat ze bestellen is hetzelfde en moet aan dezelfde kwaliteitseisen voldoen. Zo mag de tijd tussen het maken van het product en overhandigen aan de klant niet te lang zijn. Dit kan via standaardprocedures.

Het opknippen in kleine standaard taken en/ of werken via een lopende bandsysteem waarbij iedereen een onderdeel doet van het totale proces lijkt hier een logische wijze van organiseren. Het opknippen in kleine standaard taken waarbij er zo snel mogelijk gewerkt kan worden, lijkt hier wenselijk.  Het hebben van regelruimte voegt dan weinig toe. Het is immers standaard, zowel het werk als het product.

Welke variatie (regelcapaciteit) is nodig?

Zelforganiserende teams, het werken in kleine zelfstandige teams die verschil kunnen maken tussen klanten, geven dus een antwoord op de behoefte aan variatie vanuit de omgeving. Het werken in zelforganiserende teams is een logische keuze voor de zorg. De vraag is steeds wel, aan welke variatie vanuit de omgeving (o.a. klanten, financiering etc.) de teams moeten kunnen voldoen? Welke ruimte om te regelen hebben ze dan werkelijk nodig? Tegelijkertijd moeten we natuurlijk ook een kanttekening plaatsen bij dat het anders organiseren (in kleine zelfstandige eenheden) maar een deel van de oplossing is. Professionals in de teams zullen werkelijk ook meer oog en aandacht kunnen hebben voor de cliënt. Het ‘kijken achter de mens’ en nieuwsgierig blijven naar je cliënten is een kwaliteit die nodig is van professionals.

zelforganiserende teams I MariekeWerkt

Meer over MariekeWerkt

Ben je geïnteresseerd in het Programma Gezondheid & Verzuim voor Team? Of wil je meer weten over MariekeWerkt?

Naar programma