“Het is dweilen met de kraan open”, zegt een teamlid. “Het ene teamlid is nog niet aan het werk of het andere teamlid valt alweer om.”

De afgelopen weken waren we met diverse zorgteams in gesprek rondom de vraag hoe de teamdynamiek ook van invloed is op de werk(druk)beleving in het team. Door vacatures, ziekte bij collega’s en de toename van complexheid rondom cliënten is de druk op teams vaak groot. Er ontstaat onrust, niet alleen bij medewerkers, maar dan ook bij cliënten. Dit vraagt dan vervolgens weer meer van het team.

Teamleden lopen op hun tenen om het goed voor de cliënten te blijven doen en ook om hun uitgevallen collega’s goed op te vangen. Druk die de teamleden niet altijd aankunnen en soms dan ook met (nieuw) uitval tot gevolg. Hoe kun je uit deze neerwaartse spiraal komen en wat kun je doen om daar vooral ook uit te blijven?

We kunnen er niets aan doen

“Een verzuimpercentage van 28% is in kleine teams binnen onze organisatie geen uitzondering”, vertelt een manager aan ons.
“Je kunt er soms niets aan doen dat mensen ernstig ziek worden en als je dan in een klein team zit, leidt dit tot hoge percentages. Dat is nu eenmaal zo. Er zijn dan maar een beperkt aantal mensen die het kunnen dragen. Zeker wanneer er nog vacatures zijn. En ja, je kunt dan wel mensen uit de opvangpool hebben, maar daarmee ben je er ook niet. Die kunnen minder of weten niet wat er nodig is omdat ze de cliënten vaak minder goed kennen. Het is echt lastig. De een na de ander valt dan om.”

Wij hebben dit al eerder het ‘Domino-effect genoemd’. Wat is er nodig om dit te doorbreken want het lijkt er op dat teams en organisaties soms met ‘hun rug tegen de muur staan’. De gesprekken resulteerde in het volgende advies.

Aandacht voor de achterblijvers

Een P&O adviseur geeft aan dat we meer aandacht nodig hebben voor de achterblijvers: “We concentreren ons vaak op de mensen die ziek zijn en wat er nodig is om hen zo snel mogelijk te laten re-integreren. En dat is goed, maar we moeten ook oog hebben voor de teamleden die gezond zijn en het werk te dragen hebben.” Het lijkt erop dat we ons daar soms onvoldoende bewust van zijn.

Als team bepalen wat er minimaal moet gebeuren

Het is toch gek dat met vacatures, minder personeel en/ of vervangers hetzelfde werk gedaan moet worden. Het is belangrijk om aandacht te hebben voor de vraag hoe het haalbaar en behapbaar is voor het team. Het begint dus met het erkennen dat het niet zonder meer haalbaar is om het werk op dezelfde manier en met dezelfde ambities te blijven doen als er 28% verzuim is. Het samen zitten om te kijken wat er minimaal moet gebeuren, is dan wezenlijk. Dus wat kunnen we tijdelijk even niet doen? Als je vraagt aan teams wat er dan tijdelijk even af kan aan werk, dan geven ze aan: het aantal cursussen, de vele (teveel) overleggen, de extra overleggen rondom het aandachtsvelder of sterrolhoudersschap.

Trek aan de noodrem

Dit is natuurlijk een goed advies, maar we merken dat teams dit advies niet altijd ter harte nemen. Als het druk is, is het maar moeilijk tot stilstand te komen om even te gaan zitten om te bepalen hoe ze met deze beperking (collega’s ed.) het beste voor de cliënten kunnen leveren.
Er wordt geen tijd gemaakt om stil te staan bij de vraag rondom haalbaarheid en wat nog wel/ niet te doen. Het team blijft dan rondjes rennen en houdt het domino effect hiermee in stand.

Het advies zou zijn om het stilstaan te organiseren en te faciliteren vanuit ‘ondersteuners’ buiten het team. Dit kan door een manager (op afstand) of door een teamleider of een coach. Help het team soms toch stil te staan wanneer er een hoog percentage uitval is. Ook al wil het team dit in eerste instantie niet en door blijven ‘buffelen.’

© 2019 MariekeWerkt